De informatieplicht van (erkend) referenten: hoe en wanneer maakt u een melding?

Wanneer u als werkgever vreemdelingen in dienst neemt, kan het zijn dat u als referent moet optreden.  De verblijfsvergunningen van deze werknemers zijn dan afhankelijk van hun dienstverband met uw bedrijf. U kunt ervoor kiezen om door de IND te worden erkend als referent. Deze erkenning brengt voordelen met zich mee, zoals een snellere afhandeling van aanvragen. Ook hoeft u minder bewijsstukken mee te sturen. Voor sommige categorieën werk is erkenning zelfs verplicht.

Of uw bedrijf nu als referent is erkend of niet, iedere referent heeft een aantal wettelijke verplichtingen. Door middel van controlebezoeken houdt de IND toezicht op de naleving van deze verplichtingen. Voldoet uw bedrijf niet aan deze verplichtingen, dan kan dit gevolgen hebben voor zowel uw bedrijf als uw werknemers.

De wettelijke verplichtingen van referenten, vastgelegd in het Voorschrift Vreemdelingen en het Vreemdelingenbesluit, betreffen:

• de informatieplicht;
• de administratie- en bewaarplicht; en
• de zorgplicht (enkel voor erkende referenten).

Tijdens een inspectie controleert de IND of de (erkend) referent aan deze verplichtingen voldoet. Het is dus van belang dat uw bedrijf bekend is met deze verplichtingen en deze nauwkeurig weet toe te passen in de praktijk. Dit artikel gaat specifiek over de informatieplicht van (erkend) referenten.

De informatieplicht

Zowel een erkend referent als een niet-erkend referent heeft een informatieplicht. Dit betekent dat u als werkgever allerlei wijzigingen moet melden aan de IND. Deze wijzigingen kunnen namelijk gevolgen hebben voor de verblijfsvergunning van de vreemdeling of voor uw positie als (erkend) referent. Wijzigingen die gemeld moeten worden zijn bijvoorbeeld de beëindiging van het dienstverband, het niet langer voldoen aan het looncriterium dat van toepassing is op de situatie van de werknemer, of wanneer de werknemer een andere functie krijgt.

Wat de IND in de praktijk als een relevante wijziging aanmerkt, is niet altijd even duidelijk. Situaties die te allen tijden aan de IND gemeld moeten worden, staan opgenomen in het Voorschrift Vreemdelingen, waarbij onderscheid wordt gemaakt op basis van de verblijfsvergunning waarop de vreemdeling in Nederland verblijft.

Toch lijkt de IND de informatieplicht ruimer te interpreteren, waardoor ook feiten en omstandigheden die niet als zodanig uit de wet voortvloeien, volgens de IND gemeld moeten worden. Als voorbeeld kan gedacht worden aan de overdracht van aandelen van een bedrijf dat erkend referent is. Hoewel deze omstandigheid niet specifiek genoemd wordt in de wet, blijkt in de praktijk dat de IND wel wil dat dit gemeld wordt.

Andere feiten en omstandigheden die in de wet niet specifiek worden aangemerkt als relevant feit waarvan een melding gemaakt moet worden, maar waarvan de IND toch een melding vereist, zijn bijvoorbeeld situaties waarbij de 30%-regeling bij een kennismigrant incorrect blijkt te zijn toegepast, of bijvoorbeeld wanneer het SNA-keurmerk bij erkende referenten wordt opgeschort of doorgehaald.

Twijfelt u of een situatie valt onder de informatieplicht, dan kunt u uiteraard contact opnemen met ons.

Hoe maakt u de melding?

Wanneer een relevante wijziging zich voordoet, dient u als werkgever binnen vier weken nadat de wijziging heeft plaatsgevonden een melding te maken. Indien het gaat om een wijziging van het adres (van de administratie) van een erkend referent, dient de melding binnen 2 weken na deze wijziging plaats te vinden.

U kunt een melding maken via het Zakelijk Portaal op de website van de IND, of schriftelijk via het meldingsformulier, dat tevens op deze website staat. Welk meldingsformulier u kunt gebruiken hangt af van het feit of u erkend referent of niet-erkend referent bent. Daarnaast bestaat er voor gevallen waarbij de betreffende vreemdeling bij u werkzaam is in het kader van een overplaatsing binnen de onderneming een apart meldingsformulier. Het is dus raadzaam om hierbij het juiste formulier te gebruiken.

Wat als u geen of een te late melding heeft gemaakt?

De IND kan op verschillende manieren controleren of uw bedrijf als (erkend) referent aan de wettelijke verplichtingen voldoet. Dit kan bijvoorbeeld door direct bij uw bedrijf informatie op te vragen. Ook gaat de IND bij verschillende (overheids)instanties zoals de Inspectie SZW of de Kamer van Koophandel te rade. Tenslotte leggen de IND en Inspectie SZW aangekondigd en onaangekondigd bedrijfsbezoeken af.

Mocht de IND vaststellen dat u uw wettelijke verplichtingen niet heeft nageleefd, dan zal ingeval het een eerste overtreding betreft, veelal een waarschuwing worden afgegeven. Deze waarschuwing wordt in uw dossier gezet en wordt in principe 24 maanden na de overtreding weer uit het dossier verwijderd. Mocht u echter binnen deze termijn opnieuw dezelfde verplichting overtreden, dan kan een bestuurlijke boete worden opgelegd. Betreft de eerste overtreding een ernstige overtreding, dan kan de IND ook meteen een bestuurlijke boete opleggen.

Een bestuurlijke boete wordt opgelegd per overtreding (dus per feit of omstandigheid en per werknemer). De boete bedraagt per overtreding maximaal €3.000 voor rechtspersonen, bedrijven en andere organisaties.

Er is geen maximum voor het totale boetebedrag. Dit heeft tot gevolg dat in bepaalde gevallen de bestuurlijke boete zeer hoog kan oplopen. Wel dient de IND rekening te houden met de ernst van de overtreding, de mate van verwijtbaarheid van de overtreding, en de omstandigheden waaronder de overtreding is gepleegd.

Is uw bedrijf een erkend referent, dan kan de IND onder bepaalde omstandigheden uw erkenning schorsen of intrekken. Intrekking van de erkenning kan plaatsvinden indien uw bedrijf drie keer een bestuurlijke boete opgelegd heeft gekregen voor een ernstige overtreding van de informatieplicht. Dit kan ook tot intrekking  van de verblijfsvergunningen werknemers leiden, met name wanneer erkenning als referent een verplichte voorwaarde voor hun verblijfsvergunningen vormt.

Het is dus belangrijk om als (erkend) referent op de hoogte te zijn van de wettelijke verplichtingen die gepaard gaan met het (erkend) referentschap en periodieke audits toe te passen om naleving van deze verplichtingen te waarborgen. Ingeval de IND een inspectiebezoek aankondigt, is het aan te raden een immigratiejurist in te schakelen om uw administratie te laten controleren, en zo onaangename verrassingen te vermijden.

Heeft u vragen?

Heeft u vragen over uw verplichtingen als (erkend) referent? Neem gerust contact met ons op. U kunt uw vragen stellen via het contactformulier, of u kunt direct contact opnemen met Nadine Vrijsen.